Télésecrétariat dans le secteur médical : comment ça fonctionne ?

Les médecins ont actuellement recours à plusieurs solutions pour assurer la gestion des appels. On retrouve notamment le secrétariat médical automatisé et le télésecrétariat médical. Ces services sont surtout amenés à prendre en charge l’accueil téléphonique dans le secteur médical. Il s’agit notamment d’une solution adaptée puisqu’elle permet d’éviter l’interruption des consultations et d’assurer le développement de l’organisation du cabinet. Découvrez ci-après toutes les informations utiles concernant le télésecrétariat médical.

Quelles sont les fonctions du télésecrétariat médical ?

Tout comme le secrétaire médical tel qu’on le connaît, le télésecrétaire médical s’occupe des mêmes tâches sauf qu’il l’entreprend à distance. Généralement, il s’agit d’un secrétaire indépendant spécialisé dans le domaine de la santé. Il est possible qu’il travaille depuis son domicile ou bien dans une agence offshore comme celui d’un télésecrétariat médical à Madagascar.

Il a souvent été formé spécialement au télésecrétariat médical. Ce qui lui permet notamment de s’adapter facilement à chaque typologie de spécialité, incluant les médecins généralistes, les cabinets dentaires, les cardiologues, les ORL…

En règle générale, un télésecrétariat médical est en mesure de remplacer un secrétaire classique ou bien en soutien en cas de pic d’activités. Cela permettra à une clinique médicale de faire appel à son service d’une manière ponctuelle. Il faut dire que durant les périodes de débordement, les standardistes et les secrétaires seront épargnés d’une surcharge de travail.

Une permanence téléphonique peut donc s’occuper de la réception d’appels, mais aussi pour d’autres missions comme la prise de rendez-vous ou encore les relances des rendez-vous. Il y a certains professionnels du télésecrétariat médical qui proposent des formules spéciales diverses afin d’adapter aux besoins de différents domaines médicaux. Avec l’évolution des nouvelles technologies, il est même possible que la plate-forme propose un service de téléconsultation médicale, messagerie unifiée…

L’externalisation de l’accueil téléphonique

Pour ce qui est de l’externalisation de la permanence téléphonique, le domaine du télésecrétariat médical est très étendu. Il est même en mesure de participer à la gestion de l’activité même des professionnels du médical. Leurs missions ne se limitent donc pas à la réception des appels téléphoniques.

Déjà, le télésecrétaire doit avoir des compétences médicales, de l’empathie, le respect du secret médical… Bien que les missions puissent être différentes d’un établissement à l’autre, les offres les plus complètes pour le télésecrétariat médical offshore doivent inclure plusieurs tâches.

En plus de la réception des appels entrants, le télésecrétaire peut aussi se charger de l’identification des appels incluant les demandes d’informations, de rendez-vous, la détection des urgences médicales, le démarchage commercial… Recevoir les appels est une chose, mais les professionnels de la permanence téléphonique réservent souvent un accueil personnalisé des patients. Ce service inclut le transfert d’appel vers le praticien adéquat, une bonne orientation de la patientèle… En ce qui concerne la prise de rendez-vous, les médecins auront à disposition un agenda collaboratif. La prise de rendez-vous peut se faire via des outils spécifiques au cabinet ou à partir d’un agenda. Les appels urgents sont souvent transférés vers une seconde ligne afin de ne rien laisser de côté.

En collaborant avec un télésecrétariat médical externalisé, les médecins et spécialistes pourront également profiter d’une bonne gestion de leur agenda. Le télésecrétaire pourra assurer la gestion du planning des praticiens dans la clinique… Souvent, il peut également se charger de la retranscription des comptes rendus médicaux. Il peut s’agir de l’interprétation de diagnostics ou de fichiers audios.

Certes, les services proposés par une entreprise spécialisée en externe peuvent être nombreux. Cependant, il est important de bien identifier les tâches à déléguer pour bénéficier des avantages de ses prestations. D’autant plus que les tarifs des missions dépendront grandement de l’ampleur des missions déléguées.