Télésecrétariat médical : une solution pour améliorer la relation client
En raison des avancées technologiques, le digital fait activement partie du quotidien de chacun. D’ailleurs, le secteur de la santé n’en fait pas exception et les professionnels soignants (généralistes, spécialistes…) sont toujours très demandés et souvent débordés. En plus des consultations et des traitements pour soigner les patients, ils doivent également s’occuper d’autres tâches pour assurer le bon fonctionnement de l’établissement de santé où ils exercent. Cela peut impacter leur efficacité et expliquer pourquoi certains professionnels de la santé font appel au télésecrétariat médical. Dans cet article, vous en apprendrez plus sur cette solution d’externalisation permettant aussi d’améliorer la relation client.
En quoi consiste le télésecrétariat médical ?
Il s’agit d’un service qui permet d’exercer les mêmes missions qu’un(e) secrétaire médical(e) en interne à la différence que tout se fait à distance. De plus, cette solution d’externalisation peut être adoptée par les professionnels de la santé qui travaillent dans le secteur public comme l’hôpital ou le secteur privé (ex. : cabinet médical privé).
Selon vos besoins, vous aurez le choix entre un prestataire indépendant ou une entreprise spécialisée en télésecrétariat médical comme les calls centrer. Quelle que soit votre décision, ce service a pour mission principale d’assurer la permanence téléphonique tout en prenant en charge d’autres tâches.
Quelles sont les missions du télésecrétariat médical ?
Il faut savoir que ses missions varient en fonction des attentes et des besoins du médecin ou du praticien qui fait appel à cette prestation de service. Parmi les principales missions du télésecrétaire médical(e), il y a la gestion des appels entrants et de l’accueil téléphonique des patients. De ce fait, il doit être capable d’identifier les appels urgents comme les risques d’AVC afin de rediriger les appelants vers le professionnel compétent. Il se charge également de la gestion des agendas des personnels soignants de l’établissement médical ainsi que de la prise de rendez-vous médicaux.
D’autres fonctions peuvent aussi être attribuées au télésecrétariat médical. Cela peut orienter le service vers un poste d’assistanat plus complet avec la gestion de tâches administratives, commerciales ou comptables. Il y a par exemple la saisie de comptes rendus médicaux, l’archivage de dossier, le traitement de factures, le suivi et la mise à jour de dossiers médicaux… Quelles que soient les missions que vous confierez au télésecrétaire médical(e), il/elle occupe un poste clé dans une unité de santé et offre de nombreux avantages.
Qu’en est-il de ses avantages ?
Il faut savoir qu’actuellement, ce ne sont pas tous les Français qui ont facilement accès à un médecin et certains sont parfois contraints de se rendre aux urgences par défaut. Par exemple, les patients situés dans certaines zones géographiques rurales ont beaucoup de mal à obtenir un rendez-vous ou doivent parcourir des kilomètres avant d’accéder à un cabinet médical. De plus, l’attente au téléphone est souvent très longue, ce qui peut avoir un impact sur la satisfaction du patient et l’image de votre établissement de santé.
Grâce au service de télésecrétariat médical, vous bénéficierez d’un gain de temps et en efficacité non négligeable. En confiant les tâches chronophages à votre prestataire, son équipe prendra en charge tous les appels entrants, les prises de rendez-vous et la gestion des agendas. De ce fait, vous pourrez vous focaliser sur vos consultations et mieux vous concentrer sur votre tâche principale : soigner vos patients.
Ce n’est pas tout, car votre patientèle ne risque plus d’attendre longtemps au téléphone avant d’être prise en charge et vous éviterez également de perdre des appels. Il faut savoir qu’un prestataire en télésecrétariat médical dispose généralement des ressources humaines nécessaires pour gérer une importante quantité d’appels au sein d’un établissement de santé. Vous pourrez même trouver des prestations proposant une assistance 24 h 24 et 7j/7, ce qui s’avère efficace dans les cas d’urgence.
Pour finir, l’un des principaux avantages du secrétariat médical à distance est la possibilité de faire des économies. En effet, vous n’aurez pas à recruter et former de nouveaux employés. Vous n’êtes pas non plus obligé d’investir dans de nouveaux équipements (bureautique, informatique…). Vous devrez uniquement payer le tarif concernant la prestation et cette dernière dépend généralement des tâches que vous aurez confiées à votre prestataire.
